Как синхронизировать данные школы с ERP.MAKTAB.UZ

Синхронизация переносит в eMaktab данные учеников и классов из ERP.MAKTAB.UZ. Система может создать и зачислить новых учеников, обновить персональные данные, перевести учеников между классами или отчислить их из школы.

Сначала мастер рассчитает изменения и покажет их для проверки. Расчёт не меняет данные в eMaktab. Изменения будут применены только после вашего подтверждения.

1. Проверьте связь школы с ERP.MAKTAB.UZ

Откройте «Администрирование» → «Настройки» → «Доп. сведения». Проверьте ИНН школы и её связь с организацией в ERP.MAKTAB.UZ.

Если связь ещё не настроена, выберите свою организацию в ERP.MAKTAB.UZ. Перед подтверждением внимательно сравните её название, адрес и ИНН с данными вашей школы.

Если у организации в ERP.MAKTAB.UZ есть филиалы, проверьте настройки связи с филиалом. Без необходимых настроек мастер сообщит, что школа не связана с филиалом, и предложит перейти в настройки.

2. Подготовьте данные

Перед синхронизацией проверьте данные в ERP.MAKTAB.UZ и eMaktab.

Ученики в ERP.MAKTAB.UZ

Убедитесь, что все ученики, которые продолжают учиться в школе, зачислены в неё и указаны в нужных классах. Проверьте их Ф. И. О., даты рождения, пол и ПИНФЛ: при синхронизации персональные данные связанных профилей обновятся по сведениям ERP.MAKTAB.UZ.

Связь существующих профилей учеников

Перед синхронизацией свяжите существующие профили учеников в eMaktab с записями этих же учеников в ERP.MAKTAB.UZ. Если профиль действующего ученика не связан, система может отчислить его из школы и создать новый профиль без прежних оценок и истории обучения. Новому ученику, у которого ещё нет профиля в eMaktab, связь не требуется. Подробные действия показаны в статье «Инструкция по связыванию персон школы с ERP.MAKTAB.UZ».

Классы в eMaktab

Создайте все классы, в которые должны попасть ученики. Проверьте, что их коды соответствуют классам в ERP.MAKTAB.UZ. Переводить учеников вручную не нужно - это сделает система при синхронизации.

Если в школе есть ученики, обучающиеся на дому, подготовьте для них отдельные классы на текущий учебный год. Параллель и литера должны совпадать с основным классом, а код должен содержать обозначение надомного обучения, например «8А ДО». 

Подробнее об этом  в статье «Как синхронизировать учеников, обучающихся на дому».

3. Откройте мастер и рассчитайте изменения

Перейдите в «Администрирование» → блок «ERP.MAKTAB.UZ» → «Синхронизация данных с ERP.MAKTAB.UZ». Нажмите «Перейти к подготовке».

На экране «Подготовьте данные» ещё раз проверьте сведения об учениках в ERP.MAKTAB.UZ, связь профилей и наличие нужных классов в eMaktab.

Нажмите «Рассчитать изменения». Мастер получит данные из ERP.MAKTAB.UZ и сравнит их с данными eMaktab. Не закрывайте страницу во время расчёта - иначе его придётся запустить заново.

Если для школы уже идёт синхронизация или ещё не прошёл установленный интервал после предыдущего запуска, начать новый расчёт нельзя. Мастер покажет причину и, при ограничении по времени, укажет, когда можно повторить попытку.

4. Проверьте предупреждение о несвязанных учениках

Если в школе есть ученики с активными профилями в eMaktab, не связанными с ERP.MAKTAB.UZ, после расчёта мастер покажет отдельное предупреждение. В нём будут перечислены такие ученики по классам.

Проверьте каждого ученика в списке:

• Ученик продолжает учиться в школе. Нажмите «Связать персон». Откроется раздел связывания профилей. Свяжите его существующий профиль в eMaktab с соответствующей записью в ERP.MAKTAB.UZ. Затем вернитесь в мастер и заново выполните предложенные действия.
• Перечисленные ученики больше не учатся в школе. Если вы проверили весь список и уверены в этом, нажмите «Продолжить с отчислением». Мастер откроет полный список рассчитанных изменений для проверки.

«Продолжить с отчислением» не применяет изменения сразу. Вы ещё сможете проверить список до окончательного подтверждения.

5. Проверьте рассчитанные изменения

На экране «Проверьте изменения» откройте строки учеников и сравните данные до и после синхронизации. Проверьте, кого система собирается создать, зачислить, перевести и отчислить, а также какие персональные данные и сведения о классах изменятся.

Обратите особое внимание на следующие случаи:

• Предлагается создать профиль ученику, у которого уже есть профиль в eMaktab. Не применяйте изменения. Проверьте связь существующего профиля с ERP.MAKTAB.UZ.
• Предлагается отчислить ученика, который продолжает учиться. Проверьте его зачисление и класс в ERP.MAKTAB.UZ, а также связь профиля.
• Ф. И. О. в существующем профиле изменится на данные другого ученика. Не применяйте изменения. Проверьте, с какой записью ERP связан этот профиль.

Если мастер показывает ошибку «Не найдены классы», создайте недостающие классы в eMaktab или исправьте их коды согласно списку на экране. Если показывает «Найдены классы с одинаковыми названиями», проверьте перечисленные классы в ERP.MAKTAB.UZ и устраните совпадение. Пока блокирующая ошибка не исправлена, применить изменения нельзя.

После любых исправлений в ERP.MAKTAB.UZ или eMaktab вернитесь в мастер и рассчитайте изменения заново. Не применяйте список, если в нём остаются неверные данные или действия.

6. Примените изменения и проверьте результат

Когда вы проверили весь список и убедились, что изменения верны, нажмите «Применить все изменения». В окне подтверждения ещё раз проверьте итоговые числа созданных, переведённых и отчисляемых учеников. Затем нажмите «Принять все изменения».

Перед применением мастер повторно запросит данные. Если с момента расчёта сведения в ERP.MAKTAB.UZ или eMaktab изменились, система пересчитает изменения и снова покажет их для проверки.

Не закрывайте страницу, пока синхронизация не завершится. На итоговом экране проверьте число обновлённых, созданных, переведённых и отчисленных учеников.